- 在庫管理表の作成
- 材料ごとの発注頻度（無くなる頻度）の確認
- 残りどれぐらいになったら発注するか、発注ラインの設定
- １、２をもとに在庫管理表の作成
- 週一回確認する在庫管理表
- 月一回確認する在庫管理表
2-1. 材料ごとの発注頻度（無くなる頻度）の確認
材料ごとに使用頻度、無くなる頻度が大きく違いますね。
よって、材料の購入のタイミングもマチマチです。
歯科医院の規模にもよりますが、
たとえば、歯科マニクリニックは在庫を置くスペースがあまりないので、
- １〜２週に一回発注するもの（グローブ、ペーパータオル）
- １〜数ヶ月に一回発注するもの（レジン、縫合糸）
- 年に一回発注するもの（レアな材料）
- 開院してから一回も追加発注してないもの（もっとレアな材料）（笑）
に分類しました。
ここから、各材料のチェックをするタイミングを決めていきます。
- の材料→ 週一回、在庫確認必要
- の材料→月一回、在庫確認必要
- の材料→半年から年一回、在庫確認必要
ただし、半年以上期間が空くと、確認作業自体を忘れてしまうかもしれません。
よって、そんなに品目数が多くないのであれば、月一回の管理でもよいでしょう。 - の材料→これは、使用頻度が少ない材料、院長のマニアックな材料、期限が長く少々ずつしか使わない材料、などと思います。
このようなものは、使用者（院長など）が管理しましょう！
材料ごとに、どれぐらいの頻度で発注しているかを分類します。
2-2. 発注ラインの設定
液体もあれば、粉もある。
一本、二本と管理できるものもあれば、10本セットもある。
粉と液と小さいボトルとスポンジが１セットになっている。
あー、めんどくさい！笑
しかし、そこでくじけてはダメです。
その材料が、あとどれくらいになったら発注するか、決めて下さい。
物によっては入荷までに時間がかかるものもあるので、余裕をもって決めるとよいですね。
しかし。。。
花子さん、例えば、ボトルに入った液体。
どうしますか？
「最後の1本を開けたら、発注する」にします。
うん、わかりやすい基準ですね。
でも、その1本を使い切るのに2年かかります。
使用期限を見てください。
えーと、ぐえ。。。
2年後やん。。
そうなんです。
最後にあけた1本を使い切る頃に、先ほど発注したものは、使用期限がきてしまうんです。
ひょえー。意外と期限短いんですね。。
そうです。
なので、発注するタイミングは、なくなる直前。
けれど、あまりにギリギリだと切らしてしまうかもしれない。
そうですね。じゃあ、ボトルの5分の1になったら、とかですか？
そうですね。
5分の1の基準はヒトそれぞれなので、見る人の判断にまかせるか、あらかじめ線を引いておくのもいいかもしれませんね。
使用期限と、発注してから入荷するまでの期間を考慮し、どれぐらいの在庫があれば余裕をもって診療できるかを決定します。
次のページは、より具体的な在庫管理表の作成です。